Kommissorium Turneringsudvalg

1. Udvalgets sammensætning
Turneringsudvalget består af op til 10 faste medlemmer samt efter behov klubmanager/sekretær. Herudover assisterer andre af klubbens medlemmer som turneringsledere, startere mv. i forbindelse med afviklingen af klubbens turneringer.
Formanden for Turneringsudvalget udpeges af klubbens bestyrelse. Øvrige medlemmer udpeges af Turneringsudvalget.
Turneringsudvalget udpeger en stedfortræder for formanden, der varetager formandens opgaver i dennes fravær (ferie, sygdom mv.).
2. Målsætning
Det er udvalgets formål inden for rammerne af Klubplanen at udvælge og afholde et varieret udbud af turneringer med respekt for, at der skal være en rimelig balance mellem de tidspunkter, hvor banen er blokeret til turneringer, og de tider, som skal være til rådighed for medlemmer, som ikke deltager i turneringer.

Målsætningerne er:

• • At der skal være plads til turneringer for alle kategorier af spillere.
  • At udvælge de turneringer, der passer bedst til medlemmernes ønsker og forventninger.
  • At antallet af deltagere skal stå i et rimeligt forhold til den tid, der anvendes med banelukning.
  • At sikre, at præmiesponsorerne får en oplevelse, der gør dem interesserede i fortsat deltagelse.
  • At tilrettelægge og afvikle turneringerne i en god sportslig ånd.
  • Ved "rettidig omhu" at sikre, at information og turneringsbetingelser er klart formulerede.
  • At arrangere åbne- samt invitationsturneringer for golfspillere fra andre klubber, samt for vores venskabsklubber.
  • At videreudvikle udbuddet af turneringer, så de lever op til medlemmernes ønsker og behov.

Turneringerne afvikles efter de til enhver tid gældende golfregler udsendt af Dansk Golf Union og godkendt af The Royal and Ancient Golf Club of St. Andrews og efter Mølleåens Golf Klubs lokale regler.

3. Opgaver
a. Strategiske opgaver
Turneringsudvalget skal sikre, at målsætningerne for udvalgets arbejde er i overensstemmelse med bestyrelsens overordnede formål og retningslinjer for løsning af opgaver i Mølleåens Golf Klub, og at målsætningerne lever op til medlemmernes ønsker.
I samarbejde med Sponsorudvalget at få markedsført turneringerne over for interesserede sponsorer.
Sammen med Firkløverklubberne, Hillerød, Hjortespring og Værløse at afvikle turneringer til glæde for de 4 klubbers medlemmer.

b. Hovedopgaver
Turneringsudvalget er ansvarligt for planlægning og gennemførelse af Mølleåens Golf Klubs interne turneringer, som bliver afholdt på Mølleåens bane. Dette gælder både åbne og lukkede turneringer.
Der er foretaget en fast ansvars- og opgavefordeling mellem Sekretariatet og udvalgets øvrige medlemmer i forbindelse med de enkelte turneringer.
Turneringsudvalget skal varetage nye medlemmers interesser, så de på bedst mulig måde introduceres til golfspillet og integreres i klubbens sociale liv.

c. Daglige ledelsesopgaver

Turneringer
Turneringsudvalgets overordnede opgave er at udarbejde turneringsprogram for sæsonen – herunder at fastlægge ansvaret for den enkelte turnering og bemanding med turneringsledere. Programmet koordineres med relevante udvalg og medarbejdere og sendes derefter til godkendelse i bestyrelsen.
Programmet fremstilles, så det kan offentliggøres i overskuelig form på hjemmesiden – Turneringskalenderen.
Klubbens Nyhedsbreve/Hjemmeside vil blive benyttet til at markedsføre de nærmest kommende turneringer over for klubbens medlemmer og medlemmernes gæster.

I forbindelse med den enkelte turnering har Turneringsudvalget følgende opgaver:

• • • Fastlægge turneringsbetingelser i samarbejde med Sekretariatet.
    • Administrere turneringstilmelding i tæt samarbejde med sekretariatet.
    • Udarbejde startlister og scorekort i samarbejde med sekretariatet.
    • Afvikle turneringen og herunder sikre, at alle regler og betingelser overholdes.
    • Indtaste resultater i Golfbox – herunder at beregne resultater.
    • Offentliggøre resultatliste.
    • Afvikle præmieoverrækkelse.
    • Aflægge rapport over forløb og turneringens økonomi.

Opgaverne løses af ét af Turneringsudvalgets medlemmer (turneringsansvarlig), og de udføres i samarbejde med én eller flere frivillige turneringsledere.

d. Grænseflader til andre udvalg
For at medlemmerne kan have tillid til, at alle turneringer planlægges og gennemføres efter de til enhver tid gældende regler og på optimale betingelser, er det afgørende, at opgaverne løses i et tæt samarbejde og i daglig dialog med Regeludvalget, Etikudvalget, Sportsudvalget (herunder Juniorudvalget), Baneudvalget og Sponsorudvalget, og at der udveksles erfaringer udvalgene imellem.

4. Mødefrekvens og rapportering
Der afholdes min. to ordinære turneringsudvalgsmøder om året.
Ordinære Turneringsudvalgsmøder indkaldes af formanden med mindst én uges varsel. Indkaldelsen skal ske skriftligt og skal indeholde en dagsorden. Indkaldelse af ekstraordinære møder kan afvige herfra.
Turneringsudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Afgørelser i Turneringsudvalget træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Der udarbejdes skriftligt beslutningsreferat af Turneringsudvalgsmøderne. Referater tilsendes udvalgets medlemmer og betragtes som godkendt, hvis indsigelser ikke er modtaget inden for 3 dage efter udsendelsen.
Mødereferaterne tilsendes bestyrelsen.
I rutinesager eller situationer, hvor Turneringsudvalget ikke kan samles inden en afgørelse skal træffes, kan formanden alene træffe en afgørelse inden for rammerne af udvalgets ansvars- og kompetenceområder.

5. Budget og økonomi
Ansvaret for budgettet og den overordnede økonomi ligger hos turneringsudvalgsformanden.
Tilrettelæggelse af økonomien for den enkelte turnering (turneringsfee, præmier, aftaler med restauranten) foretages af Sekretariatet i samarbejde Sponsorudvalget og formanden/den turneringsansvarlige. Præmier, præmieliste og klargøring af præmier til udlevering forestås af den turneringsansvarlige.

Regnskab for den enkelte turnering påhviler den turneringsansvarlige.
Alle indkøb i forbindelse med turneringer skal aftales med formanden på forhånd. Præmier, der kommer fra sponsorer, aftales med Sponsorudvalg/Klubmanager.