Kommissorium for ”Kommunikationsudvalget”
1. Udvalgets sammensætning
Kommunikationsudvalget består af 4 medlemmer og kan supplere sig selv efter opgaver og behov.
Formanden for Kommunikationsudvalget udpeges af bestyrelsen.
Øvrige medlemmer udpeges af udvalget.
2. Formål og opgaver
Formålet med det interne kommunikationsarbejde er at udvikle og fastholde en god kommunikation og et godt samspil med Mølleåens Golf Klubs medlemmer, så medlemmerne opfatter klubben som ”deres” golfklub, fordi de oplever en god atmosfære med en god balance mellem golfspillet og det sociale liv i klubben, og fordi de oplever klubben som imødekommende og serviceorienteret.
Formålet med markedsføringsarbejdet er at varetage Mølleåens Golf Klubs både interne og eksterne information og kommunikation for at skabe synlighed om klubben for såvel ikke medlemmer som for medlemmer.
a. Hovedopgaver
Fastholde et dokumenteret højt niveau for medlemmernes tilfredshed samt følge op på dette mål med henblik på at fastholde nuværende medlemmer og tiltrække nye medlemmer.
Fastlægge retningslinjer for såvel den interne som den eksterne kommunikation med klubbens medlemmer og interessenter, så de oplever klubben som åben, professionel og let at komme i dialog med.
b. Daglige ledelsesopgaver
- Sikre medlemmernes mulighed for på klubbens hjemmeside at læse referaterne af bestyrelsesmøder og generalforsamlinger senest 10 dage efter mødernes afholdelse.
- Sikre at hjemmesiden er løbende opdateret.
- Sikre at medlemmerne opnår et højt informationsniveau gennem den personlige kontakt, via klubbens hjemmeside og ”Nyhedsbreve” samt ved udgivelse af et årsskrift op til klubbens generalforsamling.
- Gennemføre en årlig golfturnering med et socialt islæt for klubbens mange frivillige hjælpere.
- Være til rådighed for bestyrelsen med råd og vejledning i forbindelse med både intern og ekstern kommunikation og information gennem markedsføring i lokale nyhedsmedier gennem annoncer, pressemeddelelser, artikler o. lign.
- Deltage i markedsføringen af MGK i forbindelse med større turneringer, arrangementer og nye tiltag i klubben herunder at informere om gode sportsresultater, markedsføre sponsorer og restauranten samt sørge for koordinering af PR-aktiviteter.
- Holde bestyrelsen orienteret om behov for kommunikation eller information og efterfølgende varetage de besluttede kommunikations- og informationsopgaver.
c. Grænseflader til andre udvalg
Kommunikationsudvalget ønsker et tæt samarbejde og dialog med alle klubbens udvalg.
3. Mødefrekvens og rapportering
Der afholdes normalt et ordinært møde pr. måned i udvalget. Dato og tidspunkt aftales fra møde til møde.
Formanden indkalder pr. mail til de ordinære møder med en dagsorden for mødet.
Udvalget er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Beslutninger i udvalget træffes, når der er rimelig enighed i udvalget.
I rutinesager eller i situationer, hvor udvalget ikke kan samles inden en afgørelse skal træffes, kan formanden – eller ved dennes forfald næstformanden – alene træffe en afgørelse inden for rammerne af udvalgets ansvars- og kompetenceområder. En sådan beslutning føres til referat på det efterfølgende møde i udvalget.
Der skrives et referat af beslutningerne på møderne i Kommunikationsudvalget.
Referatet sendes til godkendelse til udvalgets medlemmer. Når alle har godkendt referatet, sendes det til bestyrelsen.
4. Budget og økonomi
Ansvaret for budgettet og den overordnede økonomi i forbindelse med udvalgets arrangementer ligger hos udvalgets formand.
Arrangementer for medlemmerne samt for markedsføringsinitiativerne kræver et budget for såvel mødevirksomhed som for de udadvendte aktiviteter.
